用Reclaim把你的工作列表变强

用Reclaim把你的工作列表变强

如果你有使用工作列表的习惯,也许和我一样面对过工作项目太多而造成的心灵瘫痪,结果反让你拖延。这里有个我使用的工具Reclaim,希望能帮到大家。

工作列表的问题

列表缺乏结构,并不是完整的计划,没有说明项目之间的关系,以及事情该执行的先后。项目一多,看起来就像一个巨大的毛线团,千丝万缕不知从何下手,于是我又更感高压,要去看电视了。

要怎样改善工作列表呢?第一个升级的办法是让列表显示时间成本,配合行事历一起使用,为每一项表单内的工作,在行事历上标记所需的处理时间。以前,在我的工作列表上“写专栏稿”只有一行字,现在我会在行事历上圈出某个周末的两小时。

这有视觉上的好处,每项工作占多少时间,在行事历上一目了然;此外还有执行上的好处,我清楚决定了在什么时间进行什么事,不像工作列表只记录到期时间。而且,我能认清重要的事实:时间有限。把工作项目加入列表时总有错觉,以为自己是超人,一天可完成许多事项。可是,当我老老实实地把时间表排出来,就能清楚明白写稿的那两小时就只能写稿,不可能做其他事了,这天就少了两小时。

如此排一排,整个星期每天每个时段该做什么都一清二楚,一天开始,照计划进行就是了,行事历就像督促我的教练。如果有谁要约见我或交给我新任务,一看行事历就知道还有没有空档,不会轻易答应。我的行事历不再只记录和他人的约定,也记录和自己的约定,而且以此为先,不要难为未来的自己。


但是,安排日程也很麻烦。就算以上方法很好,如果我得根据工作列表手动安排日程,那是很麻烦耗时的事,也许坚持不了几周。所幸让我发现了Reclaim。

用Reclaim把你的工作列表变强
用Reclaim把你的工作列表变强 6

Reclaim能和Google Calendar、Google Tasks、Todoist同步,自动安排日程

免费版的Reclaim能和你的Google Calendar和Google Tasks同步。你在Google Tasks中加一个工作项目,Reclaim就会在你的Calendar上自动安排时间。它会避开你已安排好的约会,自动寻找空档。

A demo of how Reclaim works

每个工作项目可设定为公事或私事,Reclaim会依据你的设定安排在上班或下班时间。另一主要的设定就是工作项目的时长,若需时太久,Calendar里又没有足够的空档,它会把工作分配在几个时段。你也可以说明工作选项的的起始日期和时限,那么Reclaim就会尽量在限制内寻找合适的时段。

我主要使用Todoist,和Todoist同步需要另外付费,大约RM250一年吧。值。此外,它也能和Trello、Asana等同步。

用Reclaim建立良好习惯

除了同步工作项目,Reclaim让你设定Habit。比如“做运动”,每周三天,设定以后它会帮你找时间。

用Reclaim把你的工作列表变强
用Reclaim建立良好习惯

此外,你可以在进阶设定里说明这些习惯有多重要,Reclaim会先为重要习惯优先安排时间,延后其他工作项目。

Reclaim的日常操作

每天,我看着Reclaim的日程表工作,项目完成了Reclaim会自动打勾。有时候“计划赶不上变化”也没关系,如果某项工作无法依时进行,我可以移除勾勾或删除日程项目,Reclaim会自动帮我安排下一个时段。如果在预设的时限内无法完成工作,我还能为它加时,让Reclaim再给我排程。

自动安排会议

这也是Reclaim的特色之一,叫做Smart 1:1,能和与会者自动安排时间。不过,这项功能我目前没用到,而且得另外付费,所以我没法提供太多讯息。

暂时的小缺点

目前Reclaim没有app,但这其实不是大问题,因为它有web app,在手机浏览器开启Reclaim,操作也很方便。我问Reclaim什么时候会推出app,他们说已在计划中。

希望这个工具能为你节省时间,倍速工作,彻底消除工作列表造成的压力。

喜欢吗?请帮忙分享!

周若鹏

更多好文章,请关注我的社媒。

订阅电子报。

喜欢这篇文章吗?
请我喝杯咖啡,买一本《杂乱有章》
(版税其实不够买咖啡)

类似文章