手机必备的记事簿 Evernote


Evernote是我工作上不可或缺的app,如今如果没有Evernote,手机可以丢掉了。且让我举一趟出差公干为例,看看Evernote如何全程相助。

话说我受邀到新加坡演讲,要准备讲稿内容。我用PC上网找资料,在Chrome里头有Evernote的插件,只需一按,整页的内容就存到我的Evernote账号里。这功能大概是所有同类笔记app中最完善的,其他诸如Google Keep只能截取网址,此后必须点击开启网页,多了一个步骤。这些储存的资料当然能在云端同步,无论用Android或是苹果、手机或是平板,都能随时读取。

后来我得做其他工作,只好交代助理帮忙。我设定笔记本共享,助理便继续把网页资料直接存入。若有任何疑问,他会通过app里的即时通讯功能和我交谈。资料太多了,我请他用标签(tag)分类,方便阅览。一天下来资料找齐全了,我就在Evernote里撰写讲稿。Evernote虽非完整的文字处理器,但基本字型变换、插图功能都有,用来写一般文字稿绰绰有余。写好以后我想请朋友审阅,便分享这一则笔记给对方,对方也能直接改动。这比电邮方便,因为双方都在修同一份文件,不会出现多个让人混淆的版本。

次日便要出国,我习惯先做好清单才开始收拾行装。类似的清单以前做过,用搜寻功能找回来稍微改一下就好。Evernote的搜寻功能很强,如果付费,连档案、图像内的文字都能搜寻。此外,它的Context功能会把和目前笔记相关的其他笔记一并显示,方便检索。Evernote的笔记可作清单排列,收拾好的东西就打个钩。翌日出发去!所有的机票、车票等行程资料,都早已从电邮转到Evernote。Evernote会给你个人的电邮地址,凡传到这里的电邮都自动进入笔记本。这样,我在一处就能检查所有资料,不必在大量电邮里挖掘。

在机上无所事事,便在Evernote里继续写我的专栏文章。这些文章也都收在和编辑共享的笔记本,编辑要用稿时可自取,完全无须电邮来往,要骂我催我也可以在Chat里直接开枪,不必另开Whatsapp。文章写好了,还想随意记录一些点子,就用Evernote的手写功能涂涂写写,此外还能用语音记录。我怕自己忘了继续发展这些点子,便为笔记加设提醒,几天后重看。一下机接上网路,所有资料又自动同步了。后来看到一些有趣的事物和讲题有关,在手机桌面的widget一点就启动Evernote相机,拍到笔记本里。

到演讲现场,如果我有合适的投影装置,是可以从Evernote直接播放的。但我没有,还是用PowerPoint。演讲完毕,台下和观众交流,彼此交换名片。这些名片可用Evernote扫描,它能自动分析里头的名字、电话等,存到电话簿,也可以找到LinkedIn里对应的联络人。

Evernote的免费配套给你60MB的流量,我主要处理文字,十分够用。它的Plus和Premium配套给你更高的流量,附加离线浏览、图像搜寻、名片识别、安全锁等功能,最贵也不过每年一百令吉,非常划算。

Evernote也有竞争者,主要是Google Keep和OneNote,都完全免费。Google Keep在笔记本管理方面比较逊色,连在自家的Chrome里也没有剪贴网站的功能。OneNote比较全面,文字、图像能自由排列,如果你常需要画图,OneNote是非常好的选择。但若以文字为主,Evernote还是称王,因为它在任何平台都功能完善。

甚至有人用Evernote的清单功能来做GTD土豆列表(to-do list),我也试过,但始终不比Any.DO等的专门app来得方便。除此以外,看以上例子,称之为万用记事簿,一点也不夸张。

 

2016.05 刊于《企业家》杂志

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