不要重复做蠢事


话说很久以前,某家保险公司为了竞争,请来顾问援助。当时批准保险的流程需要一个月,顾问分析了每个步骤,把多余的都删除,作业简化后流程只需几天,公司竞争力大大提升。那么,为什么不一开始就这样操作呢?

听说台塑创办人王永庆有一次巡视工厂,发现流程中有三个步骤各需一人处理。甲要先等乙做好,乙又要先等丙。他把三步简化为二,把丙的工作分配给甲乙,甲需要等的时候,就做原本丙的工作,乙亦如是。这样就省了一个人。看起来很简单,却为什么没人发现,要等老板出手呢?

我还听爸爸说过本国某大报的一段历史,多年前曾走入低潮,被逼裁员上百人。大家想报社这下大概完蛋了,可是裁员以后报纸还是天天出,后来发行量逐步攀升。那请问之前那百人是在干嘛的?

有时我们沉浸在工作里面,会忘了抽离看看是否有的步骤根本不需、有的资源根本不必,我们只是在遵从前人留下的习惯周而复始,忙个地转天翻,心烦意乱,最后事倍功半。本来领导者应要清醒地定期检视工作流程,就像上述王永庆例,但有时候自己也会当局者迷,所以便要用到旁观者清的外来顾问。这事说难不难,老老实实的把每件事的流程图画出来,分析一下就能发现问题症结。假设低效能的作业持续,公司迟早亏损,人员缩减后自负荷不了老方法的工作量,则被逼研究更有效率的作业方式。这样,反而有可能起死回生。

也有另一种情况,不是我们忘了抽离,而是懒理。反正打工,无论一个月做一件事还是做十件,薪金也没差,那就照本子办事,不求有功但求无过。抱如此态度者的理由通常是自己无权,然而《与成功有约》作者史提芬柯维说,领导是一种态度,而非职位。只要你相信事情”操之在我“,主动改进,总有能够动用到的关系和资源。你主动向老板建议提升效率的方案,他没有不高兴的理由。况且生产力提高,自己省事,顾客高兴,就算眼前暂时看不到酬劳,还是成就感满满的。

还记得我们的移民厅在多年以前,申请护照时要耗费整星期,如今一天搞定。这种效率,和一般公家机构给人怠慢的印象很不同。必是有一小撮领导者,积极主动地把流程改善了,一念而惠全民。此外,过去公积金局、税务局都给我高效率的良好印象。

不知道如果国家的公务员炒掉一半,会是怎样的光景?会不会像那家报社一样,变成高效能呢?

2017.01刊于中国报

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