Mailbox让收件箱归零,追求Inbox Zero的境界

你听过”收件箱归零”(inbox zero)吗?就是说收件箱里的邮件通通处理归档了,眼前再没有待处理邮件,四大皆空,当下自在,几近涅槃– 你也知道这是很难达到的境界啦,Mailbox把你拉近一点点,帮助你清空收件箱。

怎样管理邮箱本是很个人的事,也有人把所有东西通通堆在收件箱,从不归档。对我来说,最理想的流程是根据David Allen的Getting Things Done (GTD)的概念:电邮进来收件箱,先判断该自己处理还是由同事跟进,该别人做的事就立刻转发、标签、归档。该自己处理的,就看是否两分钟内可以完全处理,如果行就解决掉标签归档。如果不行,就有两个选择:今天要做的事,就把邮件留在收件箱。未来要做的,就把邮件移到“延后处理”的档案。

但延后多久呢?未来如何自动提醒我跟进这些邮件呢?这个延后处理的动作,一般电邮服务没有方便的方法。本以为Gmail就是终极最棒的电邮app,不太可能再有什么创意可以超越。我是Dropbox用户,某日看到广告说他们推出Mailbox,试用可获赠云端储存量,就姑且一试,谁知一用就爱上,因为它解决了“延后处理”的问题。

Mailbox只支援Gmail和iCloud,我没用过后者,只能针对Gmail来谈。Mailbox也一样用电邮主题排序,操作类似。惯用Gmail的用户应该都很喜欢把电邮一刷归档的功能,Mailbox把它提升到更高层次,进来的每封电邮,你能这样刷:

  • 往右刷,归档。这和Gmail一样。
  • 也是右刷,不过刷远一点到屏幕尽头,便删除邮件。(怎么Google没想到这样做?!)
  • 往左刷,延后处理,通常用到延后功能的邮件多是关于工作任务的。Mailbox延后的选项很“人性”,不必说明日期时间,而是“迟点”、“明天”、“周末”、“下星期”、“以后再说”等等,当然你要设定日期时间也行。延后的邮件就会暂时从收件箱移除,眼不见心不烦,时间到了才再出现,还有黄点标示这是曾被延后的邮件。
  • 往左刷远一点,归入表单。表单是用户自己定义的,像“待读”、“笑话”、“健康”、“行销企划”等等。如果邮件内容以资料为主,可如此分类方便以后阅览。
  • Mailbox有自动刷邮功能(Auto Swipe),会观察你平常刷电邮的习惯,发现重复的模式,自动建议刷邮规则,你接受了就再也不必烦恼那些邮件。比如你订阅电子周报,但老没空马上读,都刷入“待读”表单,Mailbox会发现这样的习惯,建议自动归类电子周报,你若同意了就免刷了,待有空才打开表单慢慢阅览。

又比方说我有一个很无趣的朋友,常常转发网路“趣闻”,烦不胜烦,但邮件偶尔有用,不能尽删。Auto Swipe发现了以后,把他的邮件通通归入“废话”,我真的无聊透顶时才随便看看。

Mailbox和Gmail结合完美,它的延后和表单功能其实都在巧妙运用Gmail的标签档案功能,Mailbox和Gmail app可以同时使用,互不影响。

预祝你用Mailbox能在这个纷扰的电子红尘找到净土,收件箱归零,阿弥陀佛啊!

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